あなたは本当に忙しいのか？課題の量と人間の記憶
仕事をするうえで忙しいと感じるときはどういうときでしょうか？
私自身の話になると、大きなイベントや普段と違う業務をしないといけなくなるととても業務が忙しく感じます。
忙しそうな人を観察していると、あれもやってこれもやって…といろんなことに手を回さないといけない仕事をされているように感じます。
大きなイベントや繁忙期など、いわゆる「忙しい」時期の仕事量は普段よりも圧倒的に多いと思います。
その多さ＋実施しないといけない課題がとても多いです。
例えば、駅前で自分の会社のPRイベントをする時を想像してみてください。
大体は分担しながらするものだと思いますが、することをリストにすると、
・何をするのか？
・何をアピールするのか
・どういった形で集客をするのか？
・駅のどの場所を使うのか？
・人員はどのくらい必要なのか？
・予算はいくらかかるのか
などなど、これ以外にもしないといけないことは多いと思います。
これを一人でこなすのはパンクしてしまいます。
しかし、この忙しさというのは工夫一つで忙しい気持ちを緩和することができます。
普段忙しいと感じている、業務のマネジメントがうまくできない、仕事がしんどいと感じている方、必見です。
マジカルナンバー7について
そもそも人間の一度に記憶できる量はどれくらいなのでしょうか？
認知心理学の言葉で「マジカルナンバー7」という言葉があります。
といっても、人間の一度に覚えられる情報は５～９個で、７プラスマイナス2であることです。
「1度に5桁の数字を覚えてください」といわれてもなかなか覚えにくいものです。
ただ、この法則は記憶だけでなく、物事を複雑に考えてしまう原因にもなってしまうのです。
マジカルナンバー7（例 物語）
みなさんは、ワンピースを見たことがありますか？
国民的なアニメ、漫画となりましたワンピース。
今は仲間がたくさん増えてきましたが、最初はルフィとゾロ、ナミ、ウソップだけの時もありました。
そこから連載が長くなるにつれ、どんどん仲間も加わり、仲間じゃない人までも主要なキャラポジションをとるようになりました。
どのキャラクターも個性が強いのでファンはいますが、ストーリーとしては少し複雑になってきたように感じます。
最初のうちは主要のメンバーが5人前後でストーリーがわかりやすかったのが、主要のメンバーが7人以上になってきたあたりから、序盤に比べ物語が複雑に感じます。
これもマジカルナンバー7の効果で、小説や漫画でも主要な人物が7人以上増えると物語が複雑に感じてしまうのです。
マジカルナンバー7（お仕事編）
では、仕事では、どういう作用をするのでしょうか？
みなさんはお仕事の時にTo Do リストを作っていますか？
ToDoリスト
簡単にいうとやることリストです。アプリ検索ですると何種類か出てきます。iPhoneだとリマインダーです。
作っている人ならイメージしやすいと思いますが、一日に実施する内容が7つ以上だと急に忙しく感じてしまいます。
日本人は、予定表などをビッチリ埋めたがる傾向にありますが、あれは、予定表を埋め、充実感を感じる傾向にあるからだそうです。
予定表をビッチリ埋め、To Doリストの内容が7個以上あると忙しく感じてしまう原因になってしまいます。
マジカルナンバー7（仕事 解決編）
現在進行形で忙しい方、もし、可能であれば試してもらいたい解決策を提案します。
ToDoリストが7以上の人、カレンダーがビッチリ埋まっている人は、別の日に回せるものを選別してみてください。
そして1日のToDoリストを5個以下にしましょう。
一気に圧迫感がなくなり余裕が出てくると思います。
全部緊急ですぐに完成させてないといけないのであれば仕方はありませんが、緊急の内容は1～2個にし、後のものは必ず他の人に振りましょう
「そんな任せることができたら苦労しないよ！！」という声が聞こえてきますが、冷静に考えてみてください。
自分しかできないことを増やすのは自分の首を絞めるのと同じ行為です。
この忙しさを乗り越えればひと時は安心ですが、また同じような忙しい時期に入ると必ず苦労します。
なので、忙しくなる前に周りの人に仕事を振れる環境を作っておくというのも解決策です。
「上司が全然考えてくれない」「自分一人でしろって言われる…」
というのであれば、その上司はあなたのことを考えてないのでそんな環境からはとっとと離れましょう。
なかなか難しいことを言っているのはわかっています。
しかし、これも今回乗り越えても必ず同じような困難を上司は意図的に振ってきます。
リーダーはどうあるべきかという本が巷にたくさん出ていますが、どの本にも部下をパンクさせろなんて書いていません。
パンクしそうになったら迷わず自分を守る道を選択してください。
まとめ
今回のまとめです。
- 人間の覚えられる内容は7プラスマイナス2（マジカルナンバー7）
- 物語では主要人物が7人以上だと複雑に感じる。
- ToDoリストが7以上あると内容が軽くても忙しく感じる。
- タイムマネジメントをうまく行うのであればカレンダーやToDoリストを整理する。
- 別の日に回せるものは別の日に回し、スッキリさせる。
- 緊急の仕事は一人で抱えない、フォロー体制をあらかじめ用意する。
- 上司がパンクさせるような仕事の振り方をするならとにかく離れる。
人間の脳にも限界があります。
働くときは働く。休む時は休むことが重要です。あとは自分がパンクしないように体制を常に整えておくことが大切ですね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
